اگر به دنبال افزایش بهره وری خود هستید، ممکن است به سرمایه گذاری در دوره مدیریت زمان یا واگذاری وظایف بیشتر فکر کنید. اما در حالی که اینها استراتژی های درستی هستند، ممکن است بهتر باشد از زیر بینی خود با سازماندهی مجدد میز و فضای اداری خود شروع کنید.
این به این دلیل است که محیط کار شما می تواند تا حد زیادی بر بهره وری شما تأثیر بگذارد. در واقع، تحقیقات نشان می دهد که بهم ریختگی محل کار می تواند تمرکز را سخت تر کند، یادگیری و حافظه را مختل کند، پردازش ذهنی را مختل کند و باعث تحریک پذیری شود که ممکن است باعث ایجاد تنش های وقت گیر با همکاران شود. به طور خلاصه: برای اکثر مردم، بهم ریختگی باعث کاهش بهره وری و عملکرد کلی کار می شود.
خوشبختانه، پادزهر درهم ریختگی مانع از بهره وری را می توان در چند استراتژی ساده برای سازماندهی فضای کاری شما یافت. فرقی نمی‌کند در اتاقک کار می‌کنید، یک مجموعه اجرایی یا یک دفتر کار خانگی، در اینجا شش نکته مؤثر در سازماندهی اداری وجود دارد که به شما کمک می‌کند بهره‌وری خود را افزایش دهید.
ایده های ساده سازمان اداری
در اینجا یک مرور کلی از برخی از مؤثرترین ایده های سازمان اداری آورده شده است:
- با ممیزی شروع کنید
- کاغذ را به حداقل برسانید
- سیم ها و شارژرها را مرتب کنید
- برچسب شادی دریافت کنید
- از فضای دیوار استفاده کنید
- فضای میز خود را افزایش دهید (بدون خریدن میز بزرگتر)
بیایید در شن و ماسه نیتی شیرجه بزنیم.
با ممیزی شروع کنید
راه شماره یک برای کاهش شلوغی و بی نظمی اداری این است که تعداد مواردی را در دفتر خود که در وهله اول نیاز به سازماندهی دارند، محدود کنید.
قبل از اینکه هر چیزی را مرتب کنید، به تک تک مواردی که در حال حاضر در دفتر شما وجود دارد، خوب نگاه کنید. سپس آنها را در انبوه های مختلف مرتب کنید (Donate، Keep و Trash/Recycle معمولاً نیازهای اکثر مردم را پوشش می دهد). برای هر مورد، در نظر بگیرید که آیا واقعاً از آن استفاده می کنید یا نه و آیا به هر طریقی کار یا زندگی شما را بهبود می بخشد. هر چه سریعتر تصمیم بگیرید؛ اگر در موردی گیر کردید، به مورد بعدی بروید و بعداً به آن بازگردید.
هنگامی که لوازم اداری خود را کم کردید، دست به کار شوید و برای هر وسیله ای که انتخاب می کنید خانه ای پیدا کنید. تا حد امکان از کشوها و سینی های سازماندهی استفاده کنید و از قرار دادن وسایل روی سطح کار اصلی میز خود خودداری کنید.
یک نکته ویژه برای دفاتر خانگی: تا حد امکان از ترکیب کردن وسایل خانه با فضای اداری خودداری کنید. برای کمک به سازماندهی جسمی و روانی، تا حد امکان جدایی را حفظ کنید.
 |
 |
 |
کاغذ را به حداقل برسانید
کاغذ یکی از بدترین متخلفان در مورد شلوغی اداری است، بنابراین کنترل پست، صورت‌حساب، مجلات و سایر محصولات کاغذی ضروری است.
با خرد کردن و/یا بازیافت کاغذهایی که ضروری نیستند شروع کنید. سپس هر سند کاغذی مهمی را که می توان اسکن کرد و به عنوان فایل الکترونیکی ذخیره کرد، دیجیتالی کنید.
سپس، روی چند سینی کاغذ سرمایه‌گذاری کنید که به سازماندهی آنها بر اساس دسته‌ها کمک می‌کند (مانند «فوری»، «در انتظار پردازش»، یا «پرونده شدن» یا به سادگی «خوانده‌شده» و «خوانده نشده»). در نهایت، این نکات را برای نزدیک شدن به یک دفتر بدون کاغذ تا حد امکان دنبال کنید.
 |
 |
 |
سیم و شارژر مرتب
گره‌گشایی سیم‌ها می‌تواند اتلاف وقت بزرگی باشد، و سیم‌هایی که روی زمین انباشته می‌شوند می‌توانند در هم ریختگی بصری ایجاد کنند که باعث استرس می‌شود و زیبایی‌شناسی کلی فضای کار شما را کاهش می‌دهد (به‌علاوه آنها یک خطر بزرگ زمین خوردن هستند!).
ابتدا با باز کردن سیم ها شروع کنید. سپس، با نگه داشتن سیم اضافی با گیره های کلاسور، از گره خوردن در آینده جلوگیری کنید. (به سادگی سیم یا سیم ها را از فضای باز گیره عبور دهید.)
در مرحله بعد، راه حل های ذخیره سازی مناسب را تعیین کنید. شارژرهای برچسب دار و گیره دار باید همه در یک مکان قرار گیرند (و پس از هر بار استفاده باید دوباره در آن نقطه قرار داده شوند). سیم هایی که باید بیرون بمانند باید از روی زمین دور نگه داشته شوند. آنها را در زیر میز خود محکم کنید.
برچسب شادی دریافت کنید
مطمئناً، برچسب‌ها ممکن است نوع A زیبا به نظر برسند، اما آیا تا به حال با یک فرد نوع A با فضای اداری نامرتب ملاقات کرده‌اید؟ یک صفحه از کتاب بازی حرفه‌ای‌های سازمانی بردارید و به اقلام اداری برچسب‌گذاری شهر بروید، از قفسه‌های کتاب گرفته تا قفسه‌بندی کابینت، شارژرها، سیم‌ها، سازمان‌دهندگان کاغذ و غیره. سپس، هر بار اقلام را در مکان مناسب قرار دهید.
از فضای دیوار استفاده کنید
وقتی از دیوار خود برای فضای ذخیره سازی اضافی استفاده می کنید، مانند به دست آوردن یک اتاق جدید است. با انتقال هر چه بیشتر وسایل به دیوار، فضای روی میز و زمین خود را آزاد کنید. در اینجا چند نکته وجود دارد:
- برای نگهداری لوازم اداری مانند قیچی، نوار چسب و غیره از یک تخته گیره استفاده کنید.
- با سطل‌های ذخیره‌سازی آویزان که باید فضا را برای همه چیز، از منگنه‌ها گرفته تا نوارهای لاستیکی، چسب‌های انگشت شست، ظروف اضافی برای نوشتن و غیره فراهم کند.
- از یک تخته پاک کردن خشک برای ایده‌پردازی ایده‌ها استفاده کنید یا فهرستی از کارهای در حال اجرا داشته باشید (و از دفترچه یادداشت رومیزی حذف کنید).
- به جای قرار دادن تقویم روی میز، روی یک تقویم دیواری معلق سرمایه گذاری کنید.
- از یک تخته چوب پنبه ای برای نگهداری اسنادی که نیاز به توجه شما دارند استفاده کنید.
- چوب لباسی نصب کنید تا ژاکت ها و ژاکت ها را از صندلی های اداری دور نگه دارید.
فضای میز خود را گسترش دهید
بدون توجه به اندازه میز خود، می توانید با چند ترفند ساده، فضای میز را در دسترس خود افزایش دهید. مثلا:
در نظر بگیرید که یک چرخ دستی در کنار میز خود قرار دهید تا برنامه‌ریزها، فایل‌های کاغذی که اغلب به آنها دسترسی دارید، دفترچه یادداشت و موارد دیگر را در آن قرار دهید. به این ترتیب شما نیازی به پیدا کردن خانه ای برای این وسایل در بالای میز خود نخواهید داشت.
لامپ های رومیزی را کنار بگذارید و یک لامپ کف یا روشنایی بالای سر را انتخاب کنید.
لپ تاپ یا مانیتور دسکتاپ خود را با یک قفسه رومیزی کوچک بالا ببرید. این نه تنها فضای ذخیره سازی زیر قفسه را برای شما فراهم می کند، بلکه برای گردن شما نیز ارگونومیک تر است.
اگر فضای کشو کم دارید، یک سبد زیر قفسه یا سایر گزینه های ذخیره سازی زیر قفسه را در نظر بگیرید.
هنگامی که این ایده‌های سازماندهی محل کار یا دفتر خانه را اجرا کردید و فضای کاری خود را مرتب کردید، چالش بعدی حفظ آن به همین شکل است. یکی از بهترین استراتژی‌ها برای حفظ یک دفتر سازمان‌یافته این است که با کاغذها و سایر موارد به محض ورود آنها برخورد کنید. در عوض، اکنون چند دقیقه را صرف سازماندهی کنید تا از ساعت‌ها پاکسازی جاده در امان بمانید.
 |
 |
 |
